25 gennaio 2018 – di eFax Team
Fax online o posta elettronica certifica, è questo il dilemma per aziende e partite IVA in genere. Per comunicare con la Pubblica Amministrazione, ma anche con le altre aziende, occorre seguire precise procedure ed utilizzare solo i canali autorizzati. Un tempo, in sostanza, tutte le comunicazioni più importanti viaggiavano tramite posta tradizionale attraverso l’istituto della “raccomandata”, quasi sempre accompagnata da una ricevuta A/R che consente in sostanza di ricevere una notifica di consegna dal destinatario. Nessuna possibilità di scusa: una volta che il mittente riceve la notifica, vuol dire che il destinatario ha sicuramente in mano i documenti inviati.
Da qualche anno, però, è stata affiancata alla raccomandata tradizionale anche la posta elettronica certificata, nota ai più come PEC. Questa casella di posta funziona in sostanza come qualunque altra email, ma ha il vantaggio di avere valore legale, esattamente come una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale. Garantendo l’invio e la consegna, dunque, la posta certificata avrebbe dovuto via via sostituire la controparte cartacea, ma considerato che la prima normativa italiana in merito è del 2005, dopo 12 anni ancora siamo ben lontani dall’aver ottenuto i risultati sperati.
Governo Monti: addio ai fax (davvero?)
È così, infatti, che ancora oggi molti, comprese piccole e grandi aziende, utilizzano il fax per inviare comunicazioni importanti, contratti, disdette e così via. Stiamo parlando però, di un sistema che il Governo Monti nel 2013 ha sostanzialmente esautorato dall’utilizzo da parte della Pubblica Amministrazione, anche se ad oggi, non tutti si sono adeguati. Da quando è stato adottato per la prima volta, il fax ha valore legale, detta anche presunzione semplice, ossia chi invia un documento tramite questo canale non deve presentare ulteriori prove di trasmissione, anche se deve accertarsi della ricezione da parte del numero del destinatario. Insomma, il fax ha sempre avuto valore tranne in quei casi nei quali vi siano circostanze dalle quali si può dedurre che il documento inviato non è stato conosciuto.
Ovviamente, nulla cambia se il fax viene inviato per via tradizionale oppure online. Esistono infatti diversi servizi che consentono l’invio di fax online tramite pc, cellulare o e-mail, utilizzando la linea Internet. Insomma, le nuove tecnologie hanno migliorato il quadro in Italia per la trasmissione di documenti ufficiali tra aziende o con la pubblica amministrazione? Anche no. La situazione rimane infatti abbastanza ingarbugliata ed è per questo che alla fine molti finiscono per tornare alla vecchia raccomandata cartacea. Qualche esempio? La pay TV satellitare non accetta disdette inviate via Fax o Pec, ma solo tramite posta raccomandata tradizionale. Ricordate il discorso della digitalizzazione delle aziende? Ritorna inesorabilmente in auge.
Fax o PEC? Che confusione!
Insomma, da una parte ci sono le leggi che invitano a fare largo uso della PEC (le aziende sono obbligate ad associarne una alla propria partita Iva), dall’altro c’è chi accetta il fax e non la posta elettronica certifica, chi nessuna delle due, mentre alcune amministrazioni locali addirittura si sentono sollevate dal dover anche solo controllare la casella PEC. Poiché la Cassazione si è già espressa più volte sia sul valore legale di una mail tradizionale sia della posta certificata, la Pec dovrebbe essere il metodo di trasmissione ufficiale primario almeno per comunicare con la Pubblica Amministrazione. Per le aziende private, invece, il discorso è totalmente diverso ed infatti il fax, soprattutto nella sua accezione online, è senz’altro la strada più semplice, sicura ed economica.